SMS, courriel, message vocal, lettre simple : entre un propriétaire et son locataire, les échanges prennent toutes les formes. Tant que tout va bien, peu importe. Mais au premier désaccord, une question devient décisive : qui peut prouver quoi, et à quelle date ? Pour plusieurs actes de la location, la loi impose une forme précise. Une erreur de forme peut faire perdre un délai, voire rendre l’acte inefficace.
La lettre recommandée avec avis de réception
C’est l’outil de base. Elle prouve l’envoi, la date de première présentation et, le plus souvent, la réception. La loi du 6 juillet 1989 la prévoit pour plusieurs actes essentiels :
- le congé donné par le locataire ou par le propriétaire, pour une location vide comme pour une location meublée ;
- la notification des travaux que le propriétaire s’apprête à réaliser dans le logement, qui peut aussi être remise en main propre ;
- la demande du locataire qui souhaite réaliser des travaux d’adaptation à un handicap ou des travaux de rénovation énergétique.
Pour un congé, le délai de préavis court à compter de la réception de la lettre, et non de son envoi. Un courrier retiré tardivement, ou jamais, peut donc décaler toute la suite.
La remise en main propre contre récépissé ou émargement
Pour un congé, la loi admet aussi la remise en main propre contre récépissé ou émargement. La preuve tient alors au document signé par le destinataire : il doit être daté, mentionner ce qui a été remis et porter une signature lisible. Sans ce récépissé, la remise est difficile à prouver. Les précautions à prendre sont détaillées dans la remise en main propre contre récépissé.
L’acte de commissaire de justice
Certains actes passent obligatoirement par un commissaire de justice. C’est le cas du commandement de payer, qui fait courir le délai, en principe de six semaines, avant que la clause de résiliation du bail puisse jouer. Le commissaire de justice intervient aussi pour dresser l’état des lieux lorsque les parties ne parviennent pas à l’établir ensemble : il le fait à l’initiative de la partie la plus diligente, à frais partagés par moitié, après avoir avisé les parties au moins sept jours à l’avance par lettre recommandée. Pour un congé, la signification par commissaire de justice reste la voie la plus sûre lorsque le destinataire évite les courriers.
La lettre recommandée électronique
Le Code des postes et des communications électroniques la rend équivalente à la lettre recommandée papier, à condition qu’elle respecte les exigences européennes applicables aux envois recommandés électroniques qualifiés. Une précaution s’impose : lorsque le destinataire n’est pas un professionnel, il doit avoir accepté de recevoir des envois recommandés électroniques. Un locataire ou un propriétaire particulier qui n’a rien accepté ne peut donc pas se voir opposer un tel envoi.
Le courriel et le SMS : utiles, mais fragiles
Un courriel ou un SMS peut servir de relance, et parfois de preuve d’un échange. Après un appel important, un courriel de confirmation permet au moins de dater ce qui a été convenu. Il prouve mal la réception et se prête mal aux actes soumis à une forme légale. Pour réclamer un loyer, le Code civil prévoit que le débiteur est mis en demeure soit par une sommation, soit par un acte portant interpellation suffisante : une lettre claire et datée peut suffire, mais l’envoi recommandé évite toute contestation sur sa réception. Les règles d’envoi et de preuve sont expliquées dans la fiche pratique de Mon Avocat Bailleur sur la lettre recommandée.
La quittance et le reçu
Le propriétaire doit remettre gratuitement une quittance au locataire qui la demande, en distinguant le loyer et les charges, et délivrer un reçu en cas de paiement partiel. La quittance peut être transmise par voie électronique, mais seulement avec l’accord exprès du locataire.
Et en cas de désaccord ?
Avant d’aller devant le juge, la commission départementale de conciliation peut être saisie pour les litiges les plus courants : état des lieux, dépôt de garantie, charges, réparations, congés. Elle rend un avis dans les deux mois et s’efforce de rapprocher les parties. Un dossier bien tenu, avec des courriers dont la date et la réception sont prouvées, fait alors toute la différence.
